PMO(Project Management Office)

PLT 32 PMO(Project Management Office)

프로젝트의 성과를 위해서는 관리가 가장 중요하다. 프로젝트의 실패 이유는 일정의 지연, 비용 초과, 기대 효과에 대한 불만족이며, 이중 일정의 지연이 가장 높은 이유라고 한다. 하지만, PMO를 도입하면 성공률이 반정도로 높아진다는 사실이다.

PMO는 강력한 리더십, 목표 설정 및 정의, 일정 설정, 책임 설정, 이슈, 변경관리, 품질관리 등을 이끌 능력이 있어야 성공률이 높다고 하겠다. 좋은 말로 하면, 프로세스 절차, 통제가 잘 되는 것이 중요하다. 적절한 지원, 리더쉽, 원만한 대인관계, 정확한 분석 능력, 모니터링, 멘토링을 통해 프로젝트의 개발이 성공적으로 될 수 있도록 조직에서는 힘을 실어주어야 한다.

또한 PMO는 프로젝트 관리 관행 들을 표준화하고, IT 프로젝트 포트폴리오 관리를 촉진해 주며, 반복적인 프로세스를 위한 방법론을 결정하는데 필요한 기본 구조를 제공하는 식으로 CIO들을 도와줄 수 있다.

PMO의 정의

- 수 많은 IT 프로젝트를 전사차원에서 통합 관리하는 전담조직

- PM/PL(Project Managemer/Project Leader)에게 프로젝트 관리 교육을 실시하고, 프로젝트에 대한 일정 이행, 성과 추적 등의 업무를 전사차원에서 관리 감독

PMO의 필요성

- 조직에서 수행하고 있는 프로젝트 수행의 결과에 대한 성공률 향상

- 프로젝트의 계획, 수행, 평가에 이르는 프로세스에 표준적인 절차의 도입 필요성

- 조직 내에서 실행되거나, 수행해야 하는 활동에 대한 문제점 해결책으로서 PMO를 고려

PMO의 도입 목표

- 프로젝트 수행을 위해 더욱 일관성 있고 효율적으로 운영하기 위한 방안으로 실행(PMO는 프로젝트 관리 프로세스를 유지, 개선)

- 프로젝트 필요한 원칙수립과 프로젝트 관리 프로세스를 구현하기 위함

- PMO 도입을 통하여 조직내의 프로젝트 관리 프로세스의 수준을 목표로 함

PMO의 역할

1. 기능적 측면

• 프로젝트 관리 위한 표준 방법론 제공

• 프로세스와 프로젝트의 보고 및 추적 작업에 대한 책임자 지정

• 프로세스의 속도를 높이거나 낮추는데 필요한 정보 제공

• 자원 할당과 용량 관리를 위한 프로세스 제공

2. 전략적 측면

• 프로젝트를 회사의 전략적 및 운영상 계획과 직접적으로 연계

• 프로젝트를 관리하기 위한 표준 방법론 제공

• 고위 경영진의 후원/지지 확보

• 프로젝트 프로세스, 선택, 우선순위 매기기, 실행 등을 각기 책임진 그룹들을 확실하게 연계

PMO의 형태

1. 컨설팅 모델

PMO도입시의 위험을 최소화 하고 효율성 개선효과 보다는 PMO가 지속적으로 조직내의 프로젝트 관리자를 지원하는 방식 컨설팅 모델은 기업의 지속적인 개선 계획에 잘 맞는다.

2. 중앙집중모델

프로젝트를 직접적으로 관리/통제하는 것이 특징임 PMO의 역할이 중요하게 평가되고 운영되는 집단의 모델 PMO가 프로젝트 관리를 위한 모든 측면(초기요구사항정의, 구현, 감사)을 중앙에서 관리함. 중앙집중모델은 위험하지만 성공시에는 효과가 큼.

3. 공통사항

잘 규정된 소프트웨어 개발 및 프로젝트 관리 방법론 사용

PMO의 기능

1. 프로젝트 지원: 각 사업부문의 프로젝트 관리자들에게 프로젝트의 관리 지침을 제공한다.

2. 프로젝트 관리 프로세스/방법론: 일관적이고 표준화된 프로세스를 개발하고 구현한다.

3. 훈련: 훈련 프로그램을 시행하거나 회사 외부를 위한 요구사항들을 수집한다.

4. 프로젝트 관리자들을 위한 고향: 중앙집중형 사무실을 유지하면서 프로젝트별로 프로젝트 관리자들을 각 사업부문에 파견한다.

5. 내부 컨설팅 및 개인적 스승: 직원들에게 베스트 프랙티스에 대해 조언한다.

6. 프로젝트 관리 소프트웨어 도구: 직원들이 사용하는 프로젝트 관리 도구를 선택하고 유지보수한다.

7. 포트폴리오 관리: 프로그램 관리자 스탭조직을 만든 후 한 사람의 프로그램 매니저가 인프라 기술, 데스크탑 애플리케이션 등 관련이 있는 복수의 프로젝트를 관리를 맡긴 다음 그들에게 적절하게 자원을 할당한다.

PMO의 도입 추진 단계 및 주요활동

단계	내용	주요활동
PMO 도입 계획 수립	PMO 목적과 비전, 책임자, PMO 추진 내용을 수립 도입계획 수립 시점에 PMO 성공을 위한 전략적 지원을 위해 경영층의 강력한 지원고 참여필수	PMO 임명, 팀원충원, 팀 구성 팀원 역할 및 책임 정의 목표, 비전 및 접근전략 규정 PMO ‘성고’ 정의
PMO 가동 준비	PMO 팀원들의 역할분담(방법론 개발, 프로젝트 관리, 시스템 도입, 교육, 의사소통 등) 프로젝트관리 기반 구성(프로젝트 데이터 베이스, 각종템플릿 준비, 프로젝트 관리 소프트웨어 선정)	PMO의 조직 구성 완료, PMO의 업무범위 및 업무분장 확정 PM 프로세스 개발, PMS 소프트웨어의 선정 도입 및 개발 ‘성공’ 측정 기준 설정 프로젝트 관련 테이터베이스 구성 및 지식축적 개시
PMO 운영	프로젝트 문서화 및 성과 추적 프로젝트는 명확한 벙법론으로 수행, 지식화된 프로젝트 정보 활용 종료 프로젝트 경험정보 등 지식이 정리	프로젝트는 준비된 템플릿 사용, 주요 프로세스의 자동화 준비된 성과기준으로 프로젝트 성과 추적, 성과추이 분석 포트폴리오 어플리케이션의 도입 프로젝트(80%)가 문서화된 계획에 의해 수행 각 프로젝트 및 활동 일정예측이 과거 정보로부터 추정
PMO 지속적 개선단계	프로젝트를 예측 가능하도록 프로세스 지속개선 과거 프로젝트에서 가치를 생성, 각 프로젝트를 정해진 예산 내에서 일정 줄이면서 고품질 결과를 만들어 내는 조직으로 변모	소프트웨어의 지속적인 개선 및 갱신 프로젝트의 ‘성공’에대한 성과 추적 전문적인 프로젝트 관리자의 지속적 양성 90% 이상의 프로젝트의 계획이 문서화되고 수행

PMO의 향후 전망

1. PMO는 점점 일반화될 것임

- 큰 조직일수록, 프로젝트 위주의 비즈니스를 하는 조직일수록 PMO를 운영하게 될 것임.

- PMO는 프로젝트관리 책임자로서 역할 비중이 커질 것임

2. 프로젝트 전문 자격증의 일반화

- 모든 업무에 프로젝트관리가 적용되어 구매, 영업 등의 업무까지도 PMO 도입 예정

- 프로젝트 관리 전문 자격증이 점차 일반화 되어갈 것임

3. 프로젝트 성과측정이 점차 중요해짐

- 프로젝트관리 효율화를 위해 프로젝트의 성과 측정을 정확하고 투명하게 실시

- 다양한 성과 측정 기준과 방법이 중요해질 것임

4. PMO을 보완하기 위한 정보시스템 감리의 도입

- 프로젝트를 제 3자의 객관적 시각에서 보는 감리제도를 도입하여 의사결정자에게 정보 제공

- PM과 PMO를 견제하는 기능과 이들에게 컨설팅과 같은 조언해주는 역할을 수행

5. 프로세스 관리 수준 향상

- CMMI, SPICE 등 국제 품질평가 모델을 적용해서 조직측면의 소프트웨어 프로세스의 수준 향상 필요

- 개인 또는 작업 팀 별로 관리수준을 높이기 위한 PSP/TSP의 도입 필요